Cómo justificar horas internas sin que te las recorten

En la mayoría de proyectos industriales financiados, el personal propio es la partida más grande del presupuesto. También es la primera que se recorta cuando llega la revisión, porque es la única que no viene respaldada por una factura de un tercero. Todo depende de lo que la empresa haya sabido registrar mientras trabajaba.

Qué acepta el órgano gestor como hora imputable

Una hora es imputable cuando se cumplen tres condiciones a la vez: la persona está en nómina de la empresa beneficiaria, el trabajo corresponde a una tarea del proyecto aprobado y la fecha cae dentro del periodo elegible.

• Personal en nómina, con contrato y alta en Seguridad Social durante el periodo imputado.
• Tarea identificable dentro del proyecto: un paquete de trabajo, un hito o un entregable concreto.
• Fecha dentro del periodo de ejecución elegible de la convocatoria, no antes del inicio ni después del cierre.
• Dedicación coherente con la jornada real: nadie imputa 12 horas diarias a un proyecto durante meses.

Lo que casi nunca se acepta: horas de personal autónomo o de una empresa vinculada sin contrato de colaboración, horas de tareas comerciales o administrativas generales, y horas de formación no vinculada al proyecto.

Cómo se calcula el coste/hora

El esquema habitual es el coste anual de la persona dividido entre las horas anuales de trabajo efectivo.

• Numerador: el coste empresa del año — salario bruto más la cuota patronal de Seguridad Social. Quedan fuera indemnizaciones, dietas, retribución variable no salarial y beneficios no vinculados al puesto, salvo que las bases digan lo contrario.
• Denominador: las horas anuales efectivas según el convenio, descontando vacaciones y festivos. Es un dato que sale del calendario laboral, no una estimación.

Cada convocatoria fija su propio matiz: algunas imponen un tope de coste/hora, otras exigen usar el ejercicio cerrado anterior y otras limitan el número máximo de horas imputables por persona y año. Conviene leerlo antes de presupuestar, porque un coste/hora demasiado optimista se traduce en un recorte casi automático.

Qué formato de parte de horas se sostiene

Un parte de horas resiste una revisión cuando permite reconstruir qué se hizo, cuándo y por qué correspondía al proyecto. En la práctica, eso significa:

• Registro diario o semanal, nunca un total mensual redondo.
• Persona, fecha, número de horas y tarea o paquete de trabajo del proyecto.
• Una descripción breve del trabajo realizado: lo suficiente para relacionarla con un entregable.
• Firma de la persona y del responsable del proyecto.
• Un total por persona y mes que cuadre con la nómina y con el calendario laboral.

La señal de alarma más común para un revisor es la uniformidad: cuatro personas con exactamente las mismas horas todos los meses del proyecto. La realidad de un proyecto no es plana, y un parte que lo es sugiere que se rellenó al final, de golpe.

El caso difícil: el técnico que también factura a cliente

En una pyme industrial, el mismo ingeniero dedica parte del día al proyecto financiado y parte a un pedido de cliente. Es la situación más habitual y la que más dudas genera, porque el riesgo es evidente: que la misma hora se impute al proyecto y se facture al cliente.

Se sostiene así:

• El parte recoge la jornada completa, no solo las horas del proyecto. Si la jornada son 8 horas, el registro reparte esas 8 entre proyecto, producción y el resto.
• La suma de todos los proyectos y actividades de esa persona no supera nunca su jornada anual.
• Las horas imputadas al proyecto se corresponden con tareas técnicas del proyecto, no con el trabajo de cliente que las inspiró.
• Si el resultado del proyecto se aplica después a un pedido de cliente, eso no es un problema: el problema es cobrar dos veces la misma hora.

Cuando existe un parte de jornada completa, la revisión se resuelve en una conversación. Cuando solo existe un parte de proyecto, la carga de la prueba recae sobre la empresa y casi siempre acaba en recorte.

Qué invalida horas ya imputadas

• Horas de una persona que no estaba de alta en esas fechas.
• Totales mensuales que superan la jornada del convenio o que no cuadran con la nómina.
• Horas imputadas en periodos de baja, vacaciones o permiso.
• Partes sin firmar, o firmados todos el mismo día al final del proyecto.
• La misma hora imputada a dos ayudas distintas.
• Tareas descritas de forma genérica —«trabajos del proyecto»— sin entregable que las respalde.

Quién firma y cada cuánto

Lo razonable es un cierre mensual: cada persona valida su parte, el responsable del proyecto lo revisa y se archiva junto con la nómina y el calendario del mes. Doce cierres mensuales ordenados valen más que una reconstrucción heroica el último trimestre, y cuestan mucho menos tiempo.

Guarda los partes el tiempo que exija la convocatoria — habitualmente varios años desde el pago final — junto con nóminas, TC de Seguridad Social y contratos.

Cómo se automatiza el registro

El registro manual en hojas de cálculo funciona mientras hay una persona y un proyecto. Con cinco técnicos y dos ayudas simultáneas se rompe: aparecen duplicidades, meses sin cerrar y totales que no cuadran con la nómina.

Automatizarlo consiste en capturar la hora en el momento en que se trabaja, ligarla a un proyecto y a una tarea, y cerrar el mes con un contraste automático contra el calendario y la nómina. En Kude lo resolvemos con Adexa, que registra la dedicación por proyecto y deja el parte firmado y archivado mes a mes, pero cualquier herramienta que cumpla esas tres condiciones sirve.

Y si el proyecto ya está avanzado

Se puede reconstruir bastante mientras el proyecto siga vivo: correos, actas, órdenes de trabajo, registros del ERP y entregables fechados permiten sostener una imputación razonable. Lo que no se puede es inventar un histórico el mes antes de justificar.

La imputación de horas es solo una de las piezas de la ejecución de un proyecto financiado. Si quieres ver cómo se ordena el conjunto —hitos, gasto elegible, evidencias y requerimientos—, está explicado en Innovation PMO. Y si todavía estás decidiendo qué proyecto presentar, empieza por subvenciones para empresas industriales en Euskadi.